Gestion Électronique des Documents G.E.D. v 3.x

v 3.x

Plate-forme de partage, stockage, archivage de documents électronique (informatique) de tous types. à partir de 420 € H.T./an  Plaquette de présentation     nous contacter

Présentation

Partagez vos documents et vos dossiers avec vos partenaires en gérant

• Le choix des partenaires par dossier
• Les droits sur chaque dossier (visu, lecture, écriture)
• Echangez des Mails associés aux dossiers

Vous êtes assurés que chaque partenaire dispose de la dernière version des documents.
Vous pouvez contrôler la diffusion des documents.
Vous disposez de l’historique de tous les Dossiers, Mails, Partenaires.
Vous n’avez qu’une seule publication de document à effectuer.
Vous conservez, si vous le souhaitez, de toutes les versions antérieures de documents.
Les partenaires autorisés sont prévenus de toute nouvelle publication.
Gérez plusieurs dossiers avec des partenaires différents.
Vous êtes informé de l’état des téléchargements, lecture de Mails…
Vous localisez vos dossiers dans GoogleMap.

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Exemples d’application

Projet de lotissement

• Vous pouvez publier toutes les pièces écrites, les plans
• Publiez en une seule fois les plans de lots pour les partager avec les Notaires, Agents immobilier, acquéreurs.
• Publier les plans d’exécution et les différents modificatifs avec vos entreprises.
• Publier les rapports de chantier

Chantier

• Publiez les plans d’EXE avec les entreprises le Maître d’œuvre
• Publiez des esquisses avec  une entreprise
• Les entreprises disposent à tout moment du dernier document en cours.
• Assurez le contact avec les intervenants.

Référence

• Bureaux d'Etudes
• Géomètres
• Travaux public
• Retour Haut Page

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Tarif

Frais fixe à la création : 250.00 € HT
Contrat annuel paiement au début de la période, renouvellement automatique par tacite reconduction

Infos Options

Nombre de Dossiers

Dossiers principaux : le dossier principal est à la racine de l’arborescence des dossiers.
Un dossier principal peut contenir autant de sous dossiers que l’espace disque peut contenir.
Chaque dossier et sous dossier peut contenir autant de documents que l’espace disque autorise.
Les documents de type ZIP, XLS, DOC, DWG PDF sont signalés par une icône spécifique.
La taille maximale d’un document ne peut excéder 30 Mo.
Espace par Dossier : Espace disque réservé pour chaque dossier principal

Gestion des droits

Les utilisateurs sont créés en leur donnant des droits d’accès aux documents :

• Intitulé complet
• Visualisation des dossiers
• droit en lecture / Ecriture
• Durée de validité
• Création ou suppression de dossiers / Documents

Utilisateurs : Chaque version permet de gérer les droits des utilisateurs. Un compte spécial vous permet d’administrer ces droits
Nombre d’utilisateurs Max : Nombre maximal d’utilisateurs autorisés pour l’ensemble de la GED
Durée de validité des comptes : permet de limiter dans le temps l’accès aux données pour un utilisateur.
Dossier : chaque module permet de gérer les dossiers autorisés ou non
Module messagerie : autorise ou non l’échange de Mails sur les dossiers et leurs consultations
Module Docs : affiche la liste des documents d’un dossier
Module contact : affiche la liste des contacts partageant un même dossier.
Module historique : affiche l’historique des connexions, publications et téléchargement des documents
Module inscription libre : permet à un utilisateur lambda de s’inscrire librement sur le GED.
Un administrateur devra valider son inscription et lui attribuer des droits particulier ou laisser ceux par défaut.

Géolocalisation

Module utilisant Google Map permettant de localiser le dossier / Document
Géolocalisation des dossiers / documents : permet de localiser le document
Carte par défaut : permet à un document de se positionner directement sur la localisation de son dossier
Zoom par défaut : permet d’enregistrer le niveau de zoom par défaut
Options d’affichage : autorise les options Loupe, Echelle, Streetview, …

Partage de documents

Aux utilisateurs inscrits à la GED : permet de mettre à disposition des documents directement à des utilisateurs.
A des tiers non inscrits/enregistrés dans la GED : Permet de diffuser des documents de la GED à des partenaires non enregistrés.
Nombre de jours de partage pour les tiers : permet de limiter la durée du partage, par défaut 3 jours.

Personnalisation  (Option vous permettant de disposer d’une présentation personnalisée)

LOGO + Nom : votre GED s’affiche avec votre LOGO et adresse en première page.
Réservation d’un nom de domaine : l’accès à la GED s’effectue sur votre propre adresse Internet.
Charte graphique : votre GED peut être complètement personnalisée (présentation, couleurs, …)
     
Sauvegarde des données

Les données présentes dans le GED sont sauvegardées par l’hébergeur (OVH)
La société TIS effectue une sauvegarde par mois, les données étant stockées sur disque et CD ROM.
Le locataire du système peut interdire la sauvegarde des données par TIS par courrier recommandé avec AR.

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